Rapat bagi Serikat Pekerja


Rapat Pimpinan Pusat FSP2KI di Lembang (6/09/2013)

Serikat Pekerja dalam menjalankan organisasinya pasti memerlukan rapat-rapat baik rapat penguru maupun dengan anggotanya.  Rapat bisa sangat bermanfaat tetapi juga bisa menjadi beban karena bertele-tela dan memakan banyak waktu. Biar bagaimanapun serikat pekerja memerlukan rapat-rapat yang teratur agar koordinasi di dalam organisasi dapat terwujud.

Berikut ini beberapa saran dalam melaksanakan rapat serikat pekerja agar berjalan efektif dan menyenangkan :

  1. Tujuan rapat.  Tujuan yang jelas sangat membantu agar rapat menjadi bermanfaat.  Tujuan rapat menurut Seth Gordin, pakar pembicara publik dari Amerika Serikat yaitu untuk menyampaikan informasi penting, diskusi untuk mengembangkan ide dan rencana serta persetujuan untuk membuat keputusan dari peserta rapat.
  2. Agenda rapat.  Susun agenda rapat berdasarkan prioritas, dahulukan yang utama. Apabila waktu tidak mencukupi setidaknya hal-hal penting sudah lebih dahulu dibahas.
  3. Pemimpin rapat.  Pastikan siapa yang memimpin rapat yang akan mengendalikan jalannya rapat.
  4. Peserta rapat.  Pastikan siapa yang menjadi peserta rapat yaitu mereka yang diperlukan pemikirannya atau kewenangannya dalam membuat keputusan.
  5. Keputusan dan notulensi rapat.  Perlu ditunjuk siapa yang bertugas untuk membuat notulensi rapat yang mencatat ide-ide serta keputusan rapat. Notulensi ini sebaiknya dibacakan sebelum rapat berakhir dan diberikan kesimpulan tertulisnya kepada peserta.    
  6. Waktu rapat.  Sebaiknya waktu rapat jangan terlalu lama cukup 1 jam, walau tentang waktu sangat tergantung dari banyaknya agenda dan tingkat kesulitan masalah yang sedang dibahas. Mulai dan akhirilah rapat tepat waktu, tidak usah menunggu yang terlambat, hargai mereka yang datang tepat waktu.
  7. Tempat rapat.  Tentukan dengan pasti tempat dimana rapat berlangsung.
  8. Perlengkapan rapat.  Tentukan perlengkapan yang diperlukan seperti meja, kursi, papan tulis dan proyektor.  Gunakan hanya perlengkapan yang dibutuhkan saja tidak usah berlebihan.
  9. Undangan rapat.  Sampaikan undangan rapat kepada peserta dengan waktu yang cukup misalnya 3 hari sebelum rapat agar peserta dapat mempersiapkan diri.
  10. Tata tertib rapat.  Bila diperlukan dapat dibuat tata-tertib rapat seperti saling menghormati dan menghargai setiap pendapat yang ada.

Selama rapat berlangsung selalu ciptakan suasana yang bersahabat dan penuh persaudaraan, kita perlu mengingat bahwa setiap peserta rapat adalah para sukarelawan yang telah banyak berbuat tanpa pamrih untuk kepentingan pekerja, kepentingan kemanusiaan.
(Nelson F. Saragih)